ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2013
ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชนมีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆแทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้นเนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ นิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ และรายงานได้อย่างรวดเร็วโดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา
ด้านการจัดการเก็บเอกสาร
เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่เป็นกระดาษ แต่จัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ข้อมูล ทำให้ข้อมูลอยู่ได้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบูรณ์
การเรียกใช้ข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บ จะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้าชื่อไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งที่จัดเก็บ ก็จะสามารถหาและเปิดใช้งานได้ง่าย
การทำสำเนา
เมื่อผู้ใช้ทำเอกสารขึ้นมาแล้วสามารถพิมพ์ (Print) ทางเครื่องพิมพ์ได้ตามจำนวนที่ต้องการและพิมพ์กี่ครั้งก็ได้โดยไม่จำกัด สามารถนำไปใช้เป็นสำเนาได้อย่างประสิทธิภาพ
การค้นหาและแก้ไขเอกสาร
เมื่อพิมพ์เอกสารแล้วสามารถค้นหาคำที่ต้องการได้ หากต้องการแก้ไขคำในเอกสารก็แก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เครื่องมือแก้ไขคำที่เหมือนกัน โดยแทนที่คำที่เหมือนกันด้วยคำใหม่ที่กำหนดขค้นมาได้ทันที
การจัดรูปแบบเอกสาร
Microsoft Office Word 2010 สามารถจัดรูปแบบของเอกสารได้ทันทีตามที่ต้องการ เช่น ตั้งระยะด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความหรือตัวเลขที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษของแต่ละหน้าโดยอัตโนมัติ
การใช้รูปแบบที่จัดไว้แล้ว
Microsoft Office Word 2010 สามารถใช้การจัดรูปแบบของเอกสารที่มีไว้ให้ เพื่อช่วยให้การสร้างเอกสารเกิดความสะดวกเป็นมาตรฐานโดยใช้แม่แบบสำเร็จรูปในการสร้างเอกสาร เช่น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เป็นต้น วึ่งหลังจากใช้รูปแบบแล้วผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเป็นแบบที่ตนเองต้องการก็ได้ทั้งนี้ผู้ใช้ก็สร้างเองได้ด้วย เช่น รายงานการประชุม
การตรวจสอบคำผิดลักษณะใหม่
เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มรการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้มีการแก้ไขและแทนที่คำผิดด้วยคำที่ใกล้เคียงหรือถูกต้องโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพวึ่งเป็นพจนุกรมแยกคำ จึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความละเอียดมากขึ้น
การใช้เอกสารร่วมกัน
เมื่อส่งแบบร่างของเอกสารเพื่อให้ป้อนข้อมูล Microsoft Office Word 2010 จะช่วยรวบรวมและจัดการตรวจสอบข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อพร้อมที่จะประกาศเอกสารผ่าน Micro-
Office Word 2010 ทำให้มั่นใจว่าการตรวจทานแก้ไขและคำแนะนำที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขนั้นไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ประกาศ
นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ
และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานในภายในภายหลัง ซึ่งมีประโยชน์ดังนี้
1.) ช่วยให้งานเอกสารสะดวกขึ้น เช่น การเพิ่ม ลบ แทรกข้อความ การทำสำเนา เป็นต้น
2.) ช่วยให้การค้นหาเอกสารและจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้น
3.) ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น ทำจดหมายเวียน
4.) ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร
5.) ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสสวยงาม เนื่องจากเพิ่มกราฟิก รูปวาด รุปภาพ ตามที่ต้องการได้
6.) ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่มโดยตรวจสอบความถูกต้องทางหน้าจอก่อนพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์หรืออาจใช้ระบบตรวจคำผิดอัตโนมัติ จึงช่วยให้เอกสารสมบูรณ์
7.) สามารถค้นหาแบะเรียกใข้ข้อมูลได้ง่าย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น